Geschäftszeichen: PEG / BM – II-5215.1 / II-5308.1 / II-5313 / II-8502 / 1598 / 1937 / 2223 / 2668 / 6801.5 / 8532

 

Gültig ab:20.03.2014

 

Gültig bis:31.12.2017

 

SGB II: Weisung (GA 07/2014)

 

SGB III: Weisung (IS, SC)

 

Berichtspflicht: ab 25.04.2014 monatlich bis 26.06.2015

 

Zusammenfassung:

 

Die bundesweite Flächeneinführung des zentralen IT-Verfahrens ALLEGRO (ALgII LEistungsverfahren GRundsicherung Online) in den gemeinsamen Einrichtungen (gE) wird auf Basis der ALLEGRO Programmversion P42 stattfinden, die ab dem 18.08.2014 zur Verfügung steht. Diese HEGA enthält organisatorische, fachliche und personelle Regelungen zur Vorbereitung der Flächeneinführung.

 

    1. Ausgangssituation

    2. Auftrag und Ziel

    3. Monitoring

    4. Einzelaufträge

    5. Koordinierung

    6. Haushalt

    7. Beteiligung

 

1. Ausgangssituation

 

Als 2005 mit dem Inkrafttreten des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch (SGB II) die Leistungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende rechtzeitig zum Jahresbeginn auszuzahlen waren, musste unter hohem zeitlichen Druck eine Software entwickelt werden, die dies sicherstellte. Die damalige Notwendigkeit einer schnellen Lösung hat jedoch dazu geführt, dass A2LL mit einigen Defiziten behaftet war und heute auch noch ist:

 

hohe Betriebs- und Weiterentwicklungskosten,

mangelnde Flexibilität, die dazu führt, dass eine zeitnahe Anpassung an gesetzliche Vorgaben schwer möglich ist,

hieraus resultierend – eine hohe Anzahl von Anwenderhinweisen und Umgehungslösungen sowie immer wieder Performanceprobleme.

 

Die Entwicklung eines Nachfolgeverfahrens war daher zwingend erforderlich. Daraufhin hat der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschlossen, ein Nachfolgeverfahren innerhalb eines abgestimmten inhaltlichen, zeitlichen und finanziellen Rahmens zu entwickeln. Für das geplante Verfahren wurde der Name ALLEGRO gewählt: „ALg II – LEistungsverfahren GRundsicherung Online“.

 

2. Auftrag und Ziel

 

Die Einführung von ALLEGRO ist ein wichtiger Schritt, um die Leistungsgewährung zukunftssicher aufzustellen. Das IT-Verfahren ALLEGRO zur Durchführung der Leistungsgewährung im SGB II erfüllt die Voraussetzungen des § 50 Abs. 3 SGB II und wird daher flächendeckend in den gE eingeführt. Dabei werden u. a. folgende fachliche und verbindliche Ziele verfolgt:

 

    hohe Anwenderfreundlichkeit,

    stabile Performance,

    deutliche Reduzierung der Kosten für Betrieb, Instandhaltung und Weiterentwicklung gegenüber A2LL,

    zeitnahe Reaktion auf Gesetzesänderungen oder andere Anforderungen.

 

Mit dem geplanten Einführungsszenario wird das Ziel verfolgt, ein qualitativ hochwertiges Produkt erfolgreich in den gE einzuführen.

 

2.1 Einführungsprozess ALLEGRO

 

Neben den qualitätssichernden Maßnahmen im Entwicklungsprozess dient eine gestufte Einführung von ALLEGRO dazu, eine möglichst reibungslose Umsetzung sicherzustellen.

 

Testbetrieb: ab Dezember 2013

 

Einführungsbetrieb: ab April 2014

 

Flächeneinführung: ab August 2014

 

Nach der Durchführung des Test- (Dezember 2013 bis März 2014) und Einführungsbetriebes (April bis August 2014) steht ALLEGRO mit der Programmversion P42 ab dem 18.08.2014 flächendeckend zur Verfügung.

 

Sowohl die Qualifizierung als auch die Umstellung der einzelnen Leistungsfälle finden rollierend statt. Der Einführungsprozess sieht vor, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unmittelbar nach Abschluss ihrer individuellen Qualifizierung damit beginnen, ALLEGRO anzuwenden. Daraus folgt, dass der Hauptteil der Anwenderqualifizierungen im Rahmen der Flächeneinführung nach dem Produktivstart des Verfahrens ab August 2014 stattfindet. Daraus folgt in gleicher Weise, dass nicht alle Anwenderinnen und Anwender einer gE am gleichen Tag mit der Arbeit mit ALLEGRO beginnen, sondern sich dies nach der lokalen Schulungsplanung staffelt.

 

Die Einführung sieht eine sukzessive Übertragung aller Leistungsfälle von A2LL nach ALLEGRO im Rahmen der üblichen Bewilligungszeiträume bei Vorlage eines Weiterbewilligungsantrages vor. Dabei werden durch die Anwenderinnen und Anwender lediglich die Daten des aktuellen Bewilligungszeitraumes neu in ALLEGRO erfasst.

 

ALLEGRO unterstützt die in § 41 Absatz 1 Satz 5 SGB II vorgesehene Möglichkeit, den Bewilligungszeitraum auf bis zu zwölf Monate zu verlängern. Bei der Erfassung der neuen Bewilligungszeiträume sollte von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden. Damit wird nach Ablauf von sechs Monaten ein Weiterbewilligungsantrag vermieden.

 

Die Daten der vorhergehenden Bewilligungszeiträume stehen für die sogenannte „historische Fallbearbeitung“ bis voraussichtlich Mitte 2017 weiterhin in A2LL zur Bearbeitung zur Verfügung. Auch wenn der Zugriff auf A2LL im Laufe der Zeit immer seltener notwendig sein wird, muss entsprechendes Wissen zu A2LL in ausreichendem Umfang zur Sicherstellung der korrekten Bearbeitung der Leistungsfälle im Altsystem durch die gE bis 2017 gewährleistet werden. Im Ergebnis führt dieses Vorgehen zu einer anwenderfreundlichen Bearbeitung historischer Fälle; aufwändige Übertragungen älterer Bewilligungszeiträume bleiben den Anwendern erspart.

 

Weitere Informationen zur Einführungsplanung von ALLEGRO sind im BA-Intranet unter Geldleistungen > SGB II > ALLEGRO zu finden.

 

2.2 Einführung in der gemeinsamen Einrichtung

 

Die Geschäftsführungen tragen die Verantwortung für die Umsetzung der fachlichen Vorgaben der BA im Einführungsprozess (§ 50 Abs. 3 SGB II), wie z. B. die Umstellung der Leistungsfälle und die Durchführung des vorgegebenen Qualifizierungskonzeptes in der gE. Im Rahmen ihrer Vorgesetztenfunktion tragen sie darüber hinaus die Verantwortung für die damit zusammenhängenden personellen Entscheidungen vor Ort (§ 44d Abs. 4 SGB II), wie die Sicherstellung der vorbereitenden Aktivitäten und die örtliche Qualifizierungsplanung, einschließlich der Gewährleistung lernförderlicher Rahmenbedingungen. Diese Entscheidungen im Umsetzungsprozess sind ein wichtiger Faktor zur Schaffung einer positiven Grundhaltung zur Einführung von ALLEGRO.

 

Auch wenn die gE gem. § 50 Abs. 3 SGB II zur Erfüllung ihrer Aufgaben verpflichtet sind, die zentralen IT-Verfahren der BA zu nutzen und somit eine Entscheidungskompetenz bzw. Mitbestimmungskompetenz der örtlichen Gremien und Gleichstellungsbeauftragten sowie der Trägerversammlung zur Einführungsentscheidung an sich nicht gegeben ist, sollten diese kontinuierlich und umfassend durch die Geschäftsführung informiert werden.

 

Einige organisatorische Umsetzungsentscheidungen innerhalb der gE, die im Zusammenhang mit der Einführung von ALLEGRO stehen, können in die Kompetenz der örtlichen Trägerversammlung fallen oder mit einem Beteiligungsrecht der örtlichen Personalvertretung einhergehen. Zur Unterstützung der Geschäftsführungen der gE sind die Berührungspunkte zur Trägerversammlung und zur örtlichen Personalvertretung in der beigefügten Übersicht systematisch dargestellt (Anlage 1).

 

2.2.1 Beteiligungsrechte der örtlichen Personal- und Schwerbehindertenvertretung sowie der Gleichstellungsbeauftragten

 

Bei ALLEGRO handelt es sich um ein zentral verwaltetes IT-Verfahren im Sinne des § 50 Abs. 3 SGB II. Zur Einführungsentscheidung bestehen insoweit keine Mitbestimmungsrechte der Personalräte der gE. Dennoch ist den Informationsbedarfen der Personalräte im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit vollumfänglich Rechnung zu tragen. Einen guten Rahmen hierfür bieten auch die Monatsgespräche nach § 66 BPersVG. Für die Zusammenarbeit mit den Gleichstellungsbeauftragten und der Schwerbehindertenvertretung gilt dies analog.

 

Die Einführung von ALLEGRO wird folgende typische Themenbereiche tangieren, die regelmäßig Beteiligungsrechte der Personalräte der gE sowie der Schwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten auslösen:

 

    gE-Trainerinnen/ gE-Trainer:

 

    Für die Übernahme der Trainertätigkeiten werden die gE-Trainerinnen und -Trainer umfassend qualifiziert. Die Wahrnehmung von Traineraufgaben ist im Hinblick auf die Personalentwicklung förderlich. Die Auswahl der gE-Trainerinnen und -Trainer ist daher mitbestimmungspflichtig gem. §§ 75 Abs. 3 Nr. 7, 76 Abs. 2 Nr. 1 BPersVG. Soweit Trainer-Kandidatinnen und -Kandidaten schwerbehindert sind, ist das Beteiligungsrecht der Schwerbehindertenvertretung nach § 95 Abs. 2 SGB IX zu beachten.

    Die frühzeitige Einbindung der Gleichstellungsbeauftragten hat nach §§ 19,20 BGleiG zu erfolgen.

    Für die Wahrnehmung von Trainertätigkeiten selbst besteht i. d. R. kein förmliches Beteiligungsrecht.

 

    Anordnung von Überstunden

 

    Bei der Anordnung von Überstunden ist das Mitbestimmungsrecht der Personalvertretung gem. § 75 Abs. 3 Nr. 1 BPersVG sowie das Beteiligungsrecht der Schwerbehindertenvertretung nach § 95 Abs. 2 SGB IX gegeben. Die Gleichstellungsbeauftragte ist nach § 19 i. V. m. § 20 BGleiG frühzeitig zu beteiligen.

 

    sonstige personelle Maßnahmen

 

    Die Möglichkeit des Einsatzes von z. B. befristetem Zusatzpersonal, einer Umsetzung (innerhalb der gE) oder einer Zuweisung (aus der AA) ist dezentral zu prüfen. Evtl. Beteiligungsrechte der Personalvertretung, ggf. der Schwerbehindertenvertretung sowie der Gleichstellungsbeauftragten sind zu beachten.

 

Gem. E-Mail-INFO POE vom 19.12.2013 sind bei der Einführung von ALLEGRO unterjährig auftretende Personalmehrbedarfe im Rahmen der Befristungsobergrenze auf Basis der bestehenden Ermächtigungen aufzufangen.

 

Neben diesen typischen Themenbereichen kann es weitere Entscheidungen innerhalb der gE geben, die Beteiligungsrechte gem. BPersVG, § 95 Abs. 2 SGB IX bzw. §§ 19, 20 BGleiG auslösen.

 

2.2.2. Entscheidungsrecht der örtlichen Trägerversammlung

 

Eine frühzeitige, umfassende und kontinuierliche Information der Trägerversammlung ist für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit – unabhängig von formalen Entscheidungsrechten der Trägerversammlung – unerlässlich.

 

Die Umsetzungsentscheidungen der Geschäftsführungen zur Einführung von ALLEGRO finden innerhalb der zentralen Vorgaben der BA nach § 50 Abs. 3 SGB II statt und werden darüber hinaus durch personelle Einzelentscheidungen der Geschäftsführungen im Rahmen ihrer eigenverantwortlichen Vorgesetztenfunktion nach § 44d Abs. 4 SGB II ergänzt. Daraus folgt, dass die Entscheidungskompetenz der Trägerversammlung bei den Einzelentscheidungen für die Einführung von ALLEGRO in der Regel nicht berührt ist.

 

Dies gilt auch für das Qualifizierungskonzept. Bei dem Qualifizierungskonzept für ALLEGRO handelt es sich - in Abgrenzung zur örtlichen Qualifizierungsplanung nach Ziffer 2.2 - um eine zentral von der BA nach § 50 Abs. 3 SGB II vorgegebene Anpassungsfortbildung, die für den Wechsel auf das neue zentrale IT-Verfahren unbedingt erforderlich ist.

 

Zwar können nach den „Empfehlungen des Bund-Länder-Ausschusses für Personalentwicklung und Qualifizierung in den Jobcentern“ vom 14.11.2012 die von den Trägerversammlungen in den gE aufgestellten Qualifizierungsgrundsätze nach § 44c Abs. 5 SGB II auch Grundsätze für die Einführung neuer IT-Programme enthalten.

 

Dadurch wird aber nicht die Kompetenz der BA beschränkt, die für die Einführung zentraler IT-Verfahren nach § 50 Abs. 3 SGB II notwendigen Qualifizierungsmaßnahmen einheitlich für alle gE vorzugeben. Das verbindliche Qualifizierungskonzept für ALLEGRO liegt somit nicht im Entscheidungsbereich der Trägerversammlung nach § 44c Abs. 5 SGB II.

 

Es kann aber dennoch eine formale Befassung der Trägerversammlung notwendig sein, wenn Verwaltungsabläufe innerhalb der gE im Einführungsprozess wesentlich verändert oder örtliche Dienstvereinbarungen angepasst bzw. neu abgeschlossen werden müssen.

 

Sollte es im Einzelfall erforderlich sein, eine Entscheidung der Trägerversammlung herbeizuführen, so sollte die Geschäftsführung hierzu den notwendigen Rahmen, innerhalb dessen die Einführung von ALLEGRO stattzufinden hat, klar beschreiben, damit der Beschluss der Trägerversammlung der Einführung von ALLEGRO nicht entgegensteht.

 

2.2.3. Auftaktveranstaltung in der gE

 

Vor Beginn der Qualifizierungen in der gE empfiehlt es sich, eine Auftaktveranstaltung mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Leistungsbereich (idealerweise sogar mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der gE) zum Start der Einführung von ALLEGRO durchzuführen. Ziel der Auftaktveranstaltung ist es, Transparenz über die Inhalte und den Ablauf des Einführungs- und Qualifizierungsprozesses sowie die Erwartungen an die Fachkräfte zu vermitteln. Hierfür kann auf die Rahmenpräsentation zur Auftaktveranstaltung ALLEGRO zurückgegriffen werden. Diese wird zeitnah im BA-Intranet unter Geldleistungen > SGB II > ALLEGRO zur Verfügung gestellt und kann bei Bedarf an die spezifischen Belange der gE angepasst werden.

 

Für die Durchführung der Auftaktveranstaltung wird für ALLEGRO ein speziell gestalteter Informationsstand über den Bereich Messe- und Veranstaltungsmanagement in den RD bereitgestellt. Dieser Stand kann optional in den gE eingesetzt werden. Die Nutzung an sich ist kostenlos; Transport und Aufbau sind durch die gE in Eigenregie zu organisieren und zu finanzieren. Nähere Informationen zum Verfahren (Reservierung, Transport, Aufbau) sind in den Umsetzungshinweisen und im Flyer zum Informationsstand auf der ALLEGRO-Intranetseite zu finden. Darüber hinaus können insbesondere für kleinere gE bzw. zur Ergänzung des Informationsstandes Roll-Ups über die RD kostenlos (bis auf evtl. anfallende Transportkosten) ausgeliehen werden.

 

2.3 Qualifizierungsprozess

 

Obwohl die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilweise schon jahrelange Erfahrung bei der Bearbeitung und Bewilligung von Leistungsfällen besitzen, stellt der Umstieg auf ein neues IT-Verfahren immer eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Veränderungsprozesse müssen daher gut vorbereitet und begleitet werden – wozu unter anderem eine qualitativ hochwertige, praxisorientierte Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehört.

 

Die Zugriffsberechtigung zu ALLEGRO darf nur qualifizierten Anwenderinnen und Anwendern erteilt werden. Das verbindlich festgelegte Qualifizierungskonzept sieht für Hauptanwenderinnen und -anwender – ohne die Nutzerinnen und Nutzer der Familienkassen, der SC SGB II und der Eingangszone (EZ) – eine anwendergruppenspezifische IT-Qualifizierung in Präsenzveranstaltungen von fünf Arbeitstagen vor. Dadurch erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit, die praktische Anwendung von ALLEGRO zu üben. Um einen reibungslosen Ablauf und größtmögliche Lernerfolge zu gewährleisten, ist durch eine kontinuierliche organisatorische Begleitung sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit schreibenden Zugriffen, die für sie konzipierten Präsenzschulungen auch tatsächlich absolvieren.

 

Der Einführungsprozess sieht vor, dass spätestens ab 01.01.2015 alle neuen Bewilligungszeiträume in ALLEGRO einzugeben sind, da eine Eingabe von Bewilligungszeiträumen über den 30.06.2015 hinaus in A2LL technisch verhindert wird (vgl. Verfahrensinformation SGB II vom 12.11.2013). Um die sukzessive Bearbeitung i. R. der üblichen Bewilligungszeiträume sicherzustellen, sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher spätestens bis 31.12.2014 zu qualifizieren.

 

Es wird davon ausgegangen, dass die Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender erst nach Beteiligung der Hauptpersonalrates zur Flächeneinführung von ALLEGRO (spätestens ab ca. Mitte Juli 2014) erfolgt.

 

Für Anwenderinnen und Anwender mit lesendem Zugriff (wie z. B. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der EZ oder gE-internen SC) sind verbindlich 1-tägige Präsenzveranstaltungen vorgesehen. Der modulare Aufbau der Qualifizierungskonzepte ermöglicht dabei eine bedarfsgerechte Qualifizierung. Für Sonderfallgestaltungen wie z. B. Anwenderinnen und Anwender, die nur im Rahmen einer beschränkten Aufgabenübernahme schreibende Tätigkeiten übernehmen, sind individuelle Lösungen auf Basis der zur Verfügung gestellten Qualifizierungsunterlagen möglich und zulässig.

 

Zur Qualitätssicherung des Aufbaus und der Gestaltung der Schulungen finden standardisierte und anonyme Online-Befragungen durch die Führungsakademie der BA statt. Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wird am Ende der Qualifizierung ein entsprechender Link zur Verfügung gestellt, soweit sich die gE nicht grundsätzlich gegen eine Teilnahme entscheidet.

 

Weitere Informationen können der Anlage 2, die in der jeweils aktuellen Fassung im Intranet zur Verfügung steht, entnommen werden.

 

Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt durch die gE-Trainerinnen und Trainer der jeweiligen gE. Diese werden im Vorfeld durch die Geschäftsführung benannt und sowohl fachlich, als auch methodisch-didaktisch an sieben Netto-Tagen (Bei nicht ortsnahen Qualifizierungsmaßnahmen ist i. d. Regel von einem zusätzlichen Tag für die An- und Abreise auszugehen.) durch Trainerinnen und Trainer der RD i. d. R. in den Bildungs- und Tagungsstätten (BTS) der BA qualifiziert.

 

Die Aufgaben der Trainerinnen und Trainer im Rahmen des Qualifizierungskonzeptes ALLEGRO sind die Qualifizierung und nachgehende Betreuung der Kolleginnen und Kollegen in der Erfassungsphase, jedoch nicht die Übernahme von fachaufsichtlichen Tätigkeiten wie z. B. Datensatzprüfungen. Die Trainerinnen und Trainer stellen vielmehr in ihrer Expertenfunktion einen Ansprechpartner für fachliche Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch der Führungskräfte dar.

 

Die Anforderungen an Trainerinnen und Trainer sowie Fachtrainerinnen und -trainer sind in der HEGA 09/12 - 14 - Handbuch „Ausbildung und Qualifizierung in der BA“: Neustrukturierung des Lehrpersonals im Bereich Qualifizierung festgelegt, das als Orientierungshilfe herangezogen werden kann.

 

Aus den spezifischen Anforderungen von ALLEGRO ergeben sich folgende fachlich-methodische Anforderungen, denen die gE-Trainerinnen und Trainer möglichst entsprechen sollten:

 

    eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung im Leistungsbereich

    fundierte Kenntnisse der Produkte, Programme und Verfahren im SGB II einschließlich relevanter Rechtsgrundlagen

    fundierte Kenntnisse über relevante IT-Fachverfahren (z. B. zPDV, ERP)

    möglichst umfangreiche Trainererfahrung

    Erfahrungen in der Nutzung von Lernplattformen, insbesondere der BA-Lernwelt sind von Vorteil

 

Die nachfolgenden Kompetenzen runden das Profil ab:

 

    ausgeprägte Lernfähigkeit und Lernbereitschaft

    Aktivitäts- und Umsetzungskompetenz (Umsetzungsstärke, Initiative)

    methodisch-didaktische Kompetenzen und positive Grundhaltung gegenüber Veränderungsprozessen

    Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen

    Belastbarkeit (im Hinblick auf einen anspruchsvollen und zeitlich engen Qualifizierungsprozess)

 

Sowohl die konkrete Planung der Qualifizierungsmaßnahmen als auch die Eckdaten des Einführungsprozesses können innerhalb der gesetzten Meilensteine in den gE selbst gewählt und bedarfsgerecht an die regionalen Gegebenheiten angepasst werden:

 

    Anzahl und Auswahl gE-Trainer

    Festlegung des konkreten Qualifizierungszeitraumes

    Aufteilung der Gruppen

    Reihenfolge der Qualifizierung der Nutzergruppen (EZ, Hauptanwender etc.)

    Berücksichtigung spezifischer Interessen (familiäre Verpflichtungen, Teilzeit, Seh-, Hörgeschädigte)

 

Hier muss jedoch im Zuge der Gesamtplanung eine enge Abstimmung zwischen den gE und - bei Einkauf des SePo-Serviceangebotes O.7 - den betroffenen SC und der zuständigen RD erfolgen, insbesondere soweit auf Ressourcen der BA wie z. B. Trainerpersonal oder Schulungsräume zurückgegriffen wird.

 

Nähere Hinweise zur Gestaltung und operativen Umsetzung der Qualifizierungsprozesse sind der Anlage 2 zu entnehmen.

 

Darüber hinaus stehen den gE im Intranet Umsetzungshinweise zur Verfügung, die die Geschäftsführungen und die mit der Koordinierung der lokalen Umsetzungsaktivitäten befassten Personen bei ihren Planungen unterstützen sollen. Die jeweils aktuellen Hinweise sind unter Geldleistungen > SGB II > ALLEGRO abrufbar.

 

2.3.1 Service Center der BA im SGB II

 

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der SC der BA im SGB II, werden durch eigene Fachtrainerinnen und -trainer in den SC qualifiziert. Die Qualifizierung der SC-Fachtrainerinnen und –trainer wird zentral koordiniert. Sie umfasst zwei Netto-Tage. Die Termine werden den SC gesondert bekannt gegeben.

 

Für SC-Mitarbeiterinnen und –Mitarbeiter ist eine Ein-Tages-Schulung vorgesehen, die die lesende Nutzung des Verfahrens zum Inhalt hat.

 

Die zentralen SC-Arbeitsmittel (Gesprächsleitfäden, FAQ, AlgPC SC SGB II) werden insbesondere hinsichtlich der neuen BG-Nummern-Struktur und des Erfordernisses der Prüfung der Kundenidentität (parallele Nutzung neuer und alter BG-Nummern) rechtzeitig vor Beginn der Flächeneinführung angepasst. Sie stehen im Intranet unter Geschäftspolitik > Kundenzentrum > Service Center SGB II bzw. über Start > Alle Programme > BA-Anwendungen > AlgPCBerHi in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung.

 

Eventuell vorhandene Einträge zu A2LL im Informationsportal Service Center SGB II sind durch die Webautoren der SC vor Ort anzupassen.

 

2.3.2 Familienkassen

 

Die Familienkassen nutzen nur wenige Masken innerhalb des neuen IT-Verfahrens, um Auskünfte zu erhalten. Eine Präsenzmaßnahme ist daher entbehrlich. Zur Erledigung ihrer Aufgaben im Rahmen der Ermittlung des Kinderzuschlags steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Familienkassen (Kinderzuschlag), zeitnah das Selbstlernmodul „eingeschränktes Lesen“ auf der BA-Lernwelt (Start > BA-Anwendungen > BA-Lernwelt) zur Verfügung.

 

2.3.3 Markt und Integration

 

Die Integrationsfachkräfte benötigen keinen Zugriff auf ALLEGRO, wenn sie die Daten des Leistungsfalles einsehen wollen, da die relevanten Daten über eine Schnittstelle in VerBIS abgebildet werden. Nähere Informationen werden unter Geldleistungen > SGB II > ALLEGRO veröffentlicht und zudem mit der VerBIS - Programmversion P41 bekannt gegeben.

 

2.4 Allgemeine Hinweise

 

Die Geschäftsführung trifft die Entscheidung, wie der Einführungsprozess innerhalb des zentral gesetzten Rahmens gestaltet wird, z. B.

 

    wann die Qualifizierungsmaßnahmen beginnen,

    welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab welchem Zeitpunkt mit ALLEGRO arbeiten,

    wie die Aktenhaltung im Zusammenhang mit den durch ALLEGRO generierten neuen BG-Nummern organisiert wird,

    wie die Datenerfassung sichergestellt wird.

 

Dabei prüft sie, ob die Planungen oder Einzelaspekte der Planungen ggf. Beteiligungsrechte der Trägerversammlung bzw. der Personal- und Schwerbehindertenvertretungen sowie der Gleichstellungsbeauftragten auslösen.

 

2.4.1 Berechtigungsvergabe ALLEGRO

 

Die Vergabe der Zugriffsberechtigungen für ALLEGRO liegt im Verantwortungsbereich der jeweiligen gE. Das Berechtigtenkonzept wird im Zuge der Entscheidung zur Flächeneinführung rechtzeitig bekannt gegeben.

 

Mit der Vergabe von Zugriffsberechtigungen ist restriktiv umzugehen. Hierbei sind die örtlichen Gegebenheiten zu berücksichtigen.

 

ALLEGRO unterscheidet folgende Berechtigungsstufen:

 

    LL = Lokales Lesen

    EL = Eingeschränktes Lesen

    L = Lesen

    F = Feststellen

    A = Anordnen

 

Eine Berechtigung ist nur dann und auch nur so insoweit zu vergeben, wie sie im Rahmen der Aufgabenerledigung notwendig ist. Die Zugriffsberechtigungen sind zu entziehen, wenn diese für die Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden.

 

Es ist organisatorisch vor Ort sicher zu stellen, dass temporär zugewiesene Berechtigungen (z. B. im Rahmen von Prüfungen durch die Interne Revision) nach Wegfall der Aufgabenerledigung zu entziehen sind.

 

Zur Beantragung von Zugriffsberechtigungen für das IT-Verfahren ALLEGRO stehen den Führungskräften und Stellvertreterinnen und Stellvertretern der elektronische Benutzerantrag sowie das Bestellsystem IM Webshop zur Verfügung. Die Beantragung der Zugriffsberechtigungen soll rechtzeitig, d. h. mindestens 14 Tage vorher, jeweils zum Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfolgen. Die Beantragung der Zugriffsrechte ist als Sammelantrag (Liste im elektronischen Benutzerantrag oder als duplizierte Berechtigungen im IM Webshop) möglich.

 

Hinweis zur Erfassung: Als Termin, ab dem die neuen Berechtigungen gelten, ist der Tag nach Abschluss der ALLEGRO-Schulung anzugeben.

 

2.4.2 Einrichtung temporärer IT-Arbeitsplätze

 

Im Rahmen des Qualifizierungsprozesses können neben den eigenen Räumlichkeiten die IT-Schulungsräume der BTS und AA genutzt werden.

 

Sollte ein Bedarf zur Einrichtung temporärer IT-Arbeitsplätze bestehen, sind entsprechende Anträge über den IT-Warenkorb mit Angabe des Nutzungszeitraumes an den Regionalen IT-Service (RITS) zu stellen.

 

Grundsätzlich benötigt der RITS für die Einrichtung der IT-Arbeitsplätze mindestens 12 Arbeitstage; wegen des erhöhten Bedarfs innerhalb des Qualifizierungszeitraumes ist jedoch eine verbindliche Beantragung bis spätestens 30.04.2014 erforderlich, um die Einrichtung der zusätzlichen Arbeitsplätze koordinieren zu können. Hierbei ist der Bestellauftrag mit „Qualifizierung ALLEGRO“ zu kennzeichnen und der konkrete Zeitraum für die Nutzung der zusätzlichen Arbeitsplätze anzugeben. Die Hardware kann nur temporär (maximal bis 31.12.2014) zur Verfügung gestellt werden und ist nach Beendigung der Schulungen zurückzugeben. Die Ausstattung umfasst PC und Monitor, maximal ist ein Arbeitsplatzdrucker pro Schulungsraum vorzusehen, weitere Hardware (z. B. Telefon, Beamer) kann nicht temporär zur Verfügung gestellt werden.

 

Vorab sollte geprüft werden, inwieweit ausreichend Datendosen in dem geplanten Schulungsraum verfügbar sind. Die RITS unterstützen hierbei beratend.

 

Für den Abbau der zusätzlichen IT-Arbeitsplätze unmittelbar nach Abschluss der Schulungen durch den RITS ist ein erneuter Antrag über den IT-Warenkorb zu stellen.

 

3. Monitoring

 

Die Flächeneinführung von ALLEGRO wird durch ein IT-unterstütztes Monitoring (IMo) über das Verfahren UniMog begleitet. Dies bietet den Verantwortlichen in den gE, AA und RD Transparenz über den aktuellen Umsetzungsstand und unterstützt einen erfolgreichen Einführungsprozess. Mögliche Umsetzungsprobleme und Risiken können frühzeitig identifiziert und Steuerungsmaßnahmen auf allen beteiligten Ebenen rechtzeitig und wirksam getroffen werden.

 

Das Erfassen des Umsetzungsstands sollte der/die benannte Verantwortliche der gE/ AA wöchentlich vornehmen, um so unabhängig von den Berichtsterminen immer einen aktuellen Überblick über den Umsetzungsstand zu haben.

 

Die Eingabe durch die Regionaldirektionen ist zum letzten Freitag eines Monats (im Dezember 2014 zum vorletzten Freitag, dem 19.12.) abzuschließen. Falls eine gE nicht am Monitoring mittels UniMog teilnimmt, erfolgt die Befüllung durch die zuständige AA.

 

Einzelheiten zum Monitoring und der Rechteverwaltung können dem Umsetzungsdrehbuch UniMog (Anlage 3) entnommen werden. Das UniMog-Drehbuch wird in der jeweils aktuellen Fassung im Intranet eingestellt.

 

Das monatliche Monitoring beginnt ab dem 25.04.2014.

 

4. Einzelaufträge

 

4.1 Die Regionaldirektionen

 

    stellen sicher, dass die relevanten Netzwerkpartner auf Landesebene über die geplante Einführung in der geeigneten Weise informiert sind.

 

    übernehmen die Umsetzungsverantwortung in ihrem Bezirk und begleiten den Einführungs- und Qualifizierungsprozess in den gE sowie in den SC der BA und dem Qualifizierungs- und Trainings-Service Center (QT-SC).

 

    koordinieren den Qualifizierungsprozess und qualifizieren die gE-Trainerinnen und –Trainer. Sie organisieren in Zusammenarbeit mit der gE ggf. weitere IT-Räume z. B. in der Agentur für Arbeit, falls in der gE keine ausreichende Anzahl an IT-Schulungsplätzen zur Verfügung steht.

 

    berücksichtigen bei der Qualifizierungsplanung die besonderen Personengruppen und führen die Qualifizierung rechtzeitig durch (z. B. Interne Revision, KRM, Führungsberatung SGBII).

 

    vereinbaren zur Sicherstellung einer systematischen Qualitätssicherung geeignete Feedback-Formate (z. B. Telefonkonferenzen, Workshops) für den Austausch mit den beteiligten gE und den SC ihres Bezirks.

 

    berichten monatlich am letzten Freitag des Monats (im Dezember zum vorletzten Freitag, dem 19.12.) mittels Status- und Risikobericht (SuR) in UniMog zum aktuellen Stand der Vorbereitungs-, Durchführungs- und Erfassungsphase, erstmalig zum 25.04.2014. Dafür richten sie den Verantwortlichen für die Eintragungen die entsprechenden Zugriffe im Verfahren UniMog ein (siehe Anlage 3). Da über Unimog lediglich der Umsetzungsstand pro Dienststelle/gE abgebildet werden kann, senden sie ebenfalls zum SuR-Berichtstermin eine Gesamteinschätzung zum Umsetzungsstand für ihren RD-Bezirk an das Postfach Zentrale.BM22-ALLEGRO@arbeitsagentur.de. Ein entsprechendes Format wird den RD zur Verfügung gestellt.

 

4.2 Die Vorsitzenden der Geschäftsführung der Agenturen für Arbeit

 

    machen die ALLEGRO-Einführung in der Trägerversammlung und darüber hinaus zu einem „gemeinsamen Thema“ mit ihrem kommunalen Partner.

    wirken im Rahmen ihrer Trägerverantwortung auf die weisungskonforme Umsetzung dieser HEGA hin.

    wirken darauf hin, dass die Vorbereitungsarbeiten wie z. B. der Abbau von Rückständen rechtzeitig abgeschlossen sind.

    verantworten die korrekte und aussagekräftige Befüllung des monatlichen Berichtes in UniMog zu ALLEGRO durch die gE. Falls eine gE nicht am Monitoring mittels UniMog teilnimmt, wird die Befüllung auf Basis der Angaben der gE durch die AA vorgenommen. Sie richten dafür einen Verantwortlichen in den AA sowie ggf. in den gE die entsprechenden Zugriffe im Verfahren UniMog ein (siehe Anlage 3).

 

4.3 Die Geschäftsführungen der gemeinsamen Einrichtungen

 

    gestalten im Rahmen ihrer Führungsverantwortung einen qualitätsgesicherten Einführungsprozess innerhalb der gE auf Basis dieser HEGA und informieren regelmäßig die Träger über den Prozessstand.

    gewährleisten die Einhaltung der Beteiligungsrechte der Personalvertretung und informieren Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte laufend.

    benennen die gE-Trainerinnen und –Trainer für den Einführungsprozess von ALLEGRO.

    informieren die für die gE zuständige Familienkasse über die Eckpunkte der gE-internen Einführung, stimmen die Prozesse vor Ort ab und informieren, wann die Erfassung in ALLEGRO beginnt und wie die Datenerfassungsphase geplant ist.

    soweit sie das SePo-Serviceangebot O.7 eingekauft haben, informieren sie das zuständige SC SGB II der BA rechtzeitig darüber, wann die Erfassung in ALLEGRO beginnt und wie die Schulungs- und Datenerfassungsphase in der jeweiligen gE geplant ist, und stimmen die Prozesse sowie ggf. die Nutzung der vorhandenen Schulungsräume vor Ort ab.

    stellen die Qualifizierung für alle Anwenderinnen und Anwender entsprechend dem von der BA zentral vorgegebenen Qualifizierungskonzept in Abstimmung mit der zuständigen RD und dem zuständigen IS sicher. Sie stimmen sich dabei eng mit dem zuständigen IS ab und stellen dem IS rechtzeitig alle erforderlichen Informationen (z. B. Teilnehmerlisten) zur Verfügung.

    stellen sicher, dass die erforderlichen Benutzeranträge rechtzeitig, d. h. mindestens 14 Tage vor Ablauf der Qualifizierung, dem RITS vorliegen (siehe Punkt 2.4.1).

    stellen sicher, dass die erforderlichen Kenntnisse im Programm zPDV spätestens zum Beginn der Erfassungsphase bei allen Anwenderinnen und Anwendern vorhanden sind. Schulungsunterlagen sind im Intranet unter Interner Service > Informationstechnik > UHD > BA-Verfahren > Fachübergreifende Verfahren > zPDV > Schulungsunterlagen hinterlegt.

    legen in Abstimmung mit der Trägerversammlung fest, wie die Aktenhaltung im Zusammenhang mit der Generierung neuer BG-Nummern organisiert wird.

    stellen sicher, dass im Rahmen der Datenübertragung von A2LL nach ALLEGRO die erforderliche Datenqualität im Programm zPDV gegeben ist.

    berichten im Regelfall durch Befüllung des monatlichen Berichtes in UniMog zu ALLEGRO zum aktuellen Stand der Vorbereitungs-, Durchführungs- und Erfassungsphase. Hinweise für die Rechteverwaltung können der Anlage 3 entnommen werden.

 

4.4 Die RITS

 

    stellen sicher, dass nach rechtzeitiger Übersendung des Benutzerantrages (14 Tage vor Qualifizierungsende) die Zugriffsberechtigungen für das Echtsystem am nächsten Arbeitstag nach Abschluss der Schulung zur Verfügung stehen.

    beraten bei der Einrichtung zusätzlicher IT-Arbeitsplätze im Rahmen der Qualifizierung von ALLEGRO.

    berichten monatlich nach der Stichtagsauswertung durch COBRA-IT dem IS, ob in dem Abrechnungsmonat mindestens für einen Tag temporäre PC bzw. Drucker für die ALLEGRO-Schulung zusätzlich zur Verfügung standen. Falls ja, erfolgt die Übermittlung der Anzahl der PC und Drucker je gE.

    Es ist nur der durch die gE festgelegte Bestellzeitraum zugrunde zu legen. Erfolgt aus logistischen Gründen der Aufbau verfrüht bzw. der Abbau verspätet, ist dieser Zeitraum nicht an den IS zu übermitteln.

 

4.5 Die Internen Services

 

    unterstützen die Geschäftsführungen der gE bei der Einführung von ALLEGRO und gewährleisten die erforderlichen Rahmenbedingungen zur erfolgreichen Ausgestaltung des Schulungsprozesses.

    legen die Maßnahmen der gE im Veranstaltungsmanagement (ERP-VM) unter Angabe der SAP-ID anhand der übermittelten Teilnehmerlisten an (siehe Anlage 2).

    buchen die jeweiligen Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf Veranlassung der gE anhand der bestehenden Maßnahmen ein und schließen diese nach Maßnahmeende ab.

    stellen den gE bei Bedarf die Schulungsunterlagen in dem bestellten Umfang zur Verfügung (Kostensatz siehe Anlage 2).

    füllen anhand der vorliegenden Prozessinformation und der durch das RITS übermittelten Anzahl der PC und Drucker monatlich über KermiT im entsprechenden Registerblatt die enthaltene Korrekturzeile unter Beachtung des Bestellzeitraums der gE aus. Erfolgt aus logistischen Gründen der Aufbau der Hardware verfrüht bzw. deren Abbau verspätet, wird dieser Zeitraum nicht in Rechnung gestellt.

 

4.6 Die Führungsakademie der BA (FBA)

 

    koordiniert QBM-Maßnahmen (ohne SC der BA) im Rahmen der Verfügbarkeit der barrierefreien Oberflächen und führt diese mit Unterstützung der Trainerinnen und Trainer durch.

    legt die Foren in der BA-Lernwelt an und unterstützt die Moderatorinnen und Moderatoren.

    veröffentlicht die Modulinformationen rechtzeitig.

    stellt die Qualifizierungsunterlagen für die Trainerinnen und Trainer in Konzepte Online rechtzeitig bereit.

 

4.7 Die Leitungen der Familienkassen

 

    wirken darauf hin, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Teams Kinderzuschlag rechtzeitig das Selbstlernmodul ALLEGRO für die Nutzung in eigener Regie durcharbeiten.

    stellen sicher, dass die erforderlichen Benutzeranträge rechtzeitig, d. h. mindestens 14 Tage vor Ablauf der Qualifizierung, dem RITS vorliegen (siehe Punkt 2.4.1).

 

4.8 Service Center SGB II und QT-SC der BA

 

    führen eigenverantwortlich und rechtzeitig die Präsenzschulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im SC durch.

    stellen sicher, dass die erforderlichen Benutzeranträge rechtzeitig, d. h. mindestens 14 Tage vor Ablauf der Qualifizierung, dem RITS vorliegen (siehe Punkt 2.4.1).

 

5. Koordinierung

 

entfällt

 

6. Haushalt

 

Für die Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen gelten grundsätzlich die im Service-Portfolio 2014 niedergelegten „Kostensätze für Bildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen der BA für das Jahr 2014“. Da der Einführungsprozess ALLEGRO zentral bzw. durch die RD koordiniert wird, bewegt sich dieser Prozess außerhalb der Regelabläufe. Daraus folgt, dass für ALLEGRO gesonderte Kostensätze berechnet wurden, die unterhalb der Kosten des Service-Portfolios liegen.

 

Die im Rahmen der Bedarfsabfrage erhobenen 61 Trainerkapazitäten für RD-Trainerinnen und -Trainer werden zentral über die überörtlichen Kosten finanziert. Kosten für Lehrpersonal bei der Qualifizierung der gE-Trainerinnen und –Trainer fallen insofern für die gE nicht an.

 

Die folgenden Kosten sind durch die gE zu tragen

 

    Kosten für die Qualifizierung der gE-Trainerinnen und –Trainer: Nutzung der Schulungsräume der BTS, Unterkunft und Verpflegung und Administrationspauschale

 

    Kosten bei der Schulung der Anwenderinnen und Anwender: Druck der Schulungsunterlagen (Eigendruck oder über IS) und ggf. Nutzung von IT-Schulungsräumen, falls entsprechende Kapazitäten in der gE nicht zur Verfügung stehen.

 

Die Kostensätze können der Anlage 2 entnommen werden.

 

Im Rahmen der Flächeneinführung von ALLEGRO fallen in den IS für Inhouse-Maßnahmen in den gE (also die Anwenderschulungen vor Ort) die Aufwände für Organisation und Administration im Sinne der „Kostensätze für Bildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen der BA für das Jahr 2014“ regelmäßig nicht an. Eine Rechnungsstellung und Erhebung dieser Pauschale ist daher entbehrlich.

 

Zur individuellen Berechnung der anfallenden Kosten steht im Intranet unter Geldleistungen > SGB II > ALLEGRO ein Kostenrechner zur Verfügung. Zur Abrechnung der Inhouse-Maßnahmen (also der Anwenderschulungen vor Ort) veranlassen die Jobcenter deren Einrichtung im Veranstaltungsmanagement (SAP-VM) und melden alle Qualifizierungsteilnehmerinnen und -teilnehmer an den Internen Service zur Einbuchung in das SAP-VM. Sie übergeben die unterschriebenen Teilnehmerlisten nach Maßnahmeende der Abrechnungsstelle in der FBA zur Abrechnung. Es wird auf die Regelungen zur Abrechnung von Bildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen der BA verwiesen: Service-Portfolio BA 2014

 

7. Beteiligung

 

entfällt

 

Adressatenliste:

 

    Geschäftsführungen der RD, AA, Jobcenter, IS und Familienkassen

    Führungsberatung SGB II

    Führungskräfte SGB II Leistungssachbearbeitung der RD und Jobcenter

    Führungskräfte der SC SGB II sowie des QT-SC

    Personalbereiche der RD (Qualifizierung), SGB II-Mitarbeiter/innen der IS

    Einführungsverantwortliche und Umsetzungsberater/innen ALLEGRO

    Mitarbeiter/innen der RITS

 

Gez. Unterschrift

 

Die Anlagen werden in der jeweils aktuellen Fassung im Intranet zur Verfügung gestellt.

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Norbert Hermann, email-info, 01.04.2014